PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan .analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi .

Struktur pengendalian intern suatu pihak mencakup kebijakaan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin bahwa tujuan tertentu dari pihak dapat dicapai. Struktur pengendalian intern mencakup tiga elemen ; lingkungan pengendalian,  akutansi dan prosedur pengendalian. Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Metode standar untuk mengklasifikasikan pengendalian aplikasi adalah dengan memperhatikan apakah pengendalian tertentu telah diaplikasikan kepada masukan, pemrosesan , atau keluaran. Bab ini membahas dan mengilustrasikan variasi dari praktik praktik pengendalian yang umum.

Pertimbangan etika harus diperhatikan dalam perancangan struktur pengendalian intern. Manusia merupakan elemen penting dalam stiap struktur pengendalian intern. .Penting untuk mengkomunikasikan dan memahami tujuan tujuan dari pengendalian intern. Tujuan tujuan pengendalian intern harus dipandang sebagai suatu yang relevan bagi individu individu yang akan terlibat dalam perngendalian sistem.

Analiasis atas struktur pengendalian intern membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam masa perancangan maupun pada saat dioperasikan. Teknik analitis yang paling umum yang digunakan dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern. Bagan arus analistis juga bermanfaat dalam analisis pengendalian intern. Prinsip prinsip dasar dari teori yang memadai telah dibahas karena analisis manfaat dan biaya dari sistem pengendalian intern memerlukan beberapa penilaian kelayakan sistem.

A. Kebutuhan Akan Pengendalian

a. Pengendalian dan Eksposur

Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya.

Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian. Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.

Eksposur-eksposur Umum

Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum, antara lain:

·         Biaya-biaya berlebihan

·         Pendapatan menurun

·         Kehilangan Aktiva

·         Akuntansi yang tidak akurat

·         Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )

·         Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan

·         Kerugian kompetitif

Penipuan dan penggelapan, seperti:

-         Kejahatan kerah putih

-         Penipuan Manajemen

-         Pelaporan keuangan yang keliru

-         Kejahatan perusahaan

b. Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi

- Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran.

Tujuan pengendaliannya: Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. 

- Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan.

Tujuan pengendaliannya: Pemasok harus diotorisasi sesuuai dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat.

- Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.

Tujuan pengendaliannya: Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria.

- Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.

Tujuan pengendaliannya: Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen.

Tujuan-tujuan pengendalian ini di ambil dari konsep struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus mengembangkan struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di aplikasikan ke siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian spesifik untuk setiap siklus.

B. Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari  kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai.

Tanggung Jawab Manajamen

Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen.

Jaminan Yang Memadai

Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.

a.      Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu mencangkup :

-         Filosofi dan gaya operasional manajemen

-         Struktur organisasi

-         Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya

-         Metode-metode membebankan otoritas dan tanggung jawab

-         Metode-metode pengendalian manajemen

-         Fungsi audit intern

-         Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian

-         Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan

b.      Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban yang berkaitan

c.       Prosedur-prosedur pengendalian

Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.

C. Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

a. Pengendalian Umum

Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :

-         Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

-         Prosedur-prosedur oprasi umum

-         Masalah pengendalian peralatan

-         Pengendalian peralatan dan akses data

Sebagai contoh, di ambil dari hal-hal tersebut di atas :

Ø      Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

Rencana pengorganisasian dalam penanganna dan pemerosesannya di lakukan secara terpisah.

Contoh : Fungi pustaka komputer menyelenggarakan penyimpanan program kompoter dan dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses ke atau otoritas untuk mengoperasikan peralatan pengolahan komputer.

Pengolahan data komputer harus tidak memiliki penanganan fisik maupun otoritas atas setiap aktiva selain hanya mengolah data aktiva.

Contoh : Departemen-departemen yang bertanggung jawab atas penanganan fisik persediaan harus tidak melapor kepada wakil direktur bidang pengolahan data komputer.

Ø      Prosedur-prosedur oprasi umum

Titik awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus di indikasikan secara jelas, seperti juga hubungan fungsi-fungsi pekerjaan satu sama lain.

Contoh : Operator komputer memiliki akses terbatas kepada program-program dan file-file data.

b.Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.

Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.

c.Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif

Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.

D.Etika Dan Struktur Pengendalian Intern

a.Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.

E. Analisi Struktur Pengendalian Intern

Ananlisis struktur pengedalian intern mengharuskan adanya pemahaman atas struktur yang di rancang maupun yang di oprasikan secara akual. Struktur pengendalian intern secara secara rutin mengumpulkan dan memproses informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas, pemindahan otoritas, persetujuan, dan verifikasi. Dokomentasi tugas-tugas pengendalian intern harus di periksa untuk mengevaluasi kelayakan operasi sistem.

Kelayakan tergantung pada orang yang mengatur prosedur-prosedur pengendalian intern perancangan struktur pengendalian intern hanya merupakan bagian pertama dari masalah yang ada : adalah penting untuk melaksanakan tugas-tugas pengendalian intern sesuai yang di harapkan.

Sistem Pengendalian Internal Yang Efektif

Pengendalian Internal adalah perencanaan organisasional dan semua pengukuran yang berkaitan yang digunakan oleh perusahaan untuk mengamankan aktiva, menjamin bahwa catatan akuntansi tepat dan dapat dipercaya, mengembangkan efisiensi operasional,dan mempertahankan keterkaitan dengan kebijaka kebijakan perusahaan. Pengendalian internal yang efektif  memiliki karakteristik sebagai berikut:

Kompeten, dapat Dipercaya, dan Beretika

Para Pegawai harus mampu dan dapat dipercaya. Untuk mendapatkan pegawai yang kompeten, perusahaan dapat memberikan gaji yang tinggi, memberikan pelatihan agar mereka dapat mengerjakan pekerjaannya dengan baik, dan mengawasi pekerjaan mereka. Perusahaan dapat pula menambah fleksibilitas dalam penempatan karyawannya dengan cara melakukan rotasi dalam berbagai tugas dan jika seorang pegawai cuti atau sakit, pegawai yang lain dapat langsung menggantikan tugasnya.

Tugas Pertanggung jawaban

Sebagai contoh, 2 orang pegawai, yaitu treasurer dan controller melapor masalah pekerjaan kepada Wakil Presiden, Treasurer tersebut bertanggung jawab atas manajemen kas, dan Controller melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan akuntansi. Di dalam organisasi ini, Controller dapat bertanggung jawab atas persetujuan bagi faktur-faktur pembayaran, dan treasurer yang menandatangani berkas-berkas akuntansi. Di bawah Controller ada seorang akuntan yang mengerjakan pajak pertambahan nilai dan ada akuntan lain yang mengerjakan pajak penghasilan. Secara keseluruhan, semua tugas telah didefinisikan dengan jelas dan ditugaskan kepada masing-masing individu yang bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.

Pemberian Kuasa yang Tepat

Setiap penyimpangan dari kebijakan standar membutuhkan pemberian kuasa yang tepat. Misalnya, manajer atau asisten manajer toko eceran harus memberikan persetujuan untuk cek pelanggan yang melebihi jumlah tertentu yang telah ditetapkan.

Pembagian Tugas

Manajemen yang cerdas akan membagi pertanggungjawaban atas transaksi pada satu atau beberapa orang atau departemen. Pembagian tugas akan membatasi kemungkinan terjadinya kesalahan dan juga memberikan ketepatan catatan akuntansi. Komponen penting dari sistem pengendalian internal ini dapat dibagi menjadi:

-         Pemisahan antara tugas operasional dengan akuntansi.

-         Pemisahan antara penanggungjawab aktiva dengan akuntansi.

-         Pemisahan antara pemberian kuasa atas transaksi dengan penanggungjawab aktiva yang bersangkutan.

-         Pemisahan tugas kewajiban di dalam fungsi akuntansi.

Audit Internal dan Eksternal

Audit dapat dilakukan secara internak atau eksternal. Dalam beberapa organisasi, auditor intern langsung melapor kepada Wakil Direktur. Sepanjang tahun mereka akan mengaudit beberapa segmen dari organisasi. Para auditor ekstern sepenuhnya berada di luar perusahaan. Kedua kelompok auditor tersebut saling berdiri sendiri dari operasi perusahaan yang diperiksanya, dan tinjauan mereka terhadap pengendalian internal seringkali sama.

Dokumen dan Catatan

Dokumen dan catatan sangat beragam, mulai dari dokumen sumber seperti faktur penjualan dan order pembelian hingga jurnal khusus dan buku besar pembantu. Dokumen tersebut harus diberi nomor. Hilangnya urutan pada nomor tersebut akan menunjukkan adanya dokumen yang hilang.

Elektronik dan Pengendalian Lainnya

Perusahaan menggunakan alat-alat elektronik untuk memenuhi kebutuhan mereka dalam melakukan pengawasan terhadap aktiva dan operasinya karena setiap perusahaan dapat mengambil langkah-langkah sendiri untuk mengatasi aktiva dan pencatatan mereka.

Batasan Pengendalian Internal

Suatu sistem pengendalian internal yang sangat kompleks dapat menyulitkan. Efisiensi dan pengendalian tersebut tidak membantu dan malah akan menyusahkan. Makin rumit sistem pengendalian tersebut, makin banyak menyita waktu dan uang. Oleh karena itu,para manajer harus membuat penilaian yang cukup matang. Investasi dalam pengendalian internal harus dinilai dari sisi biaya dan manfaat.

Contoh Pengendalian dalam Transaksi Akuntansi

- Pengendalian internal atas penerimaan kas

Pengendalian internal atas penerimaan kas akan menjamin bahwa semua penerimaan kas telah dietorkan ke bank dan catatan akuntansi perusahaan telah benar. Setiap sumber penerimaan kas memerlukan pengukuran keamanan untuk menyajikan pengendalian atas penerimaan kas.

- Pengendalian internal atas pengeluaran kas

Pengeluaran kas sama pentingnya dengan penerimaan kas, karena besarnya jumlah yang akan dikeluarkan oleh perusahaan menentukan sumber dan jumlah kas yang diterima. Contohnya :

Ø      Pengendalian atas pembayaran dengan cek

Ø      Pengendalian terhadap pembelian

Ø      Pengendalian persetujuan pembayaran

- Pengendalian internal atas pengeluaran kas kecil

Perusahaan biasanya menyimpan sejumlah kecil uang kas ditangan untuk membayar biaya biaya yang berjumlah kecil. Dana ini disebut sebagai kas kecil.

Misalkan pada tanggal 28 februari perusahaan memutuskan untuk membuka dana kas kecil sebesar Rp. 200.000;. Bendahara kas kecil akan menguangkan cek dan menyimpannya di dalam kotak uang kas, kotak penyimpanan, atau lainnya. Bendahara kas kecil diberi tugas mempertanggung jawabkan pengendalian dana tersebut. Pencatatan untuk pembukaan dana kas kecil adalah sebagai berikut :

Feb.        28            Kas Kecil……………………………. Rp. 200.000;

                                             Kas di bank…………………………….Rp. 200.000;

                                ( membuka dana kas kecil )

Dalam contoh diatas, mempertahankan nilai akun kas kecil pada jumlah tersebut didukung dengan dana yang ada adalah ciri-ciri dari sistem dana tetap ( imprest fund system ) . Sistem pengendalian dari suatu sistem dana tetap adalah bahwa sistem itu dengan jelas menunjukkan jumlah yang ada dibawah tanggung jawab bendahara.

Pertimbangan Etis Dalam Bisnis

Pertimbangan etis dapat dibantu oleh suatau proses yang mengidentifikasikan masalah etika, mencari alternative tindakan, mengidentifikasikan orang orang yang terlibat, dan menilai semua kemungkinan yang dapat terjadi.

Pengenalan Pemrosesan Transaksi

3.1. Arus Transaksi

Tinjauan Sekilas

Arus transaksi disebut juga arus kas adalah arus masuk dan arus keluar kas atau setara kas (cash equivalent) atau investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang cepat dapat di jadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan (Ikatan Akuntan Indonesia 2004 : 2.2). Arus Kas adalah arus kas masuk operasi dengan pengeluaran yang dibutuhkan untuk mempertahankan arus kas operasi dimasa mendatang (Brigham dan Houston 2001 : 47). Dari kedua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa Arus Kas adalah arus kas masuk dan arus kas keluar atau setara kas dalam periode tertentu yang berjangka pendek dalam pengelolaan uang yang dimiliki perusahaan.

—Langkah dalam merancang sistem akuntansi :

·         Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.

·         Mereview karyawan operasional dan manajemen.

·         Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya

·         Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem. 

3.2. Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi 

o   Masukan

§  Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan

v  Pemrosesan

§  Pemrosesan melibatkan penggunaan jurnal dan register untuk memberikan catatan masukan yang permanen dan kronologis.

§  Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.

§  Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.

o   Penyimpanan

§  Ledger dan berkas menyediakan penyimpanan data baik secara manual maupun terkomputerisasi.

§  Ledger menyediakan ringkasan dari transaksi akuntansi keuangan perusahaan.

§  Berkas adalah kumpulan terorganisir atas data terdiri atas : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.

o   Keluaran
Yaitu dokumen apapaun yang dihasilkan oleh sistem, contoh : Neraca saldo, Laporan keuangan, Laporan operasional.

3.3 Perancangan Sistem Tata Buku Berpasangan

Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.

Motode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif)

—Suatu sistem akuntansi harus sesuai untuk organisasi tertentu.
—Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :

o   Sifat dan tujuan organisasi

o   Karakteristik struktural dan fungsional

o   Tata letak fisik, produk dan jasa

o   Orang yang mengoperasikan sistem

—Model dasar akuntansi berpasangan hanya berisi 3 rekening :

o   Aktiva

o   Utang

o    Modal

3.4 Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan Transaksi

Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan. 

—     Tujuan pengkodean :

o   Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik

o   Meringkas data

o   Mengklasifikasikan rekening atau transaksi

o   Menyampaikan makna tertentu

Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :

Metode pengkodean

v  Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)

v  Kode Angka Blok (block numerical code)

v  Kode Angka Kelompok (group numerical code)

v  Kode Angka Desimal (decimal code)

v  Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference)  

3.5 Perancangan Formulir dan Pertimbangan Penyimpangan Catatan

—Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

—Tujuan dari formulir :

¡Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

¡Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Teknik dan Dokumentasi Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem yang berkaitan.Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral).Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanis mekontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan.Kegiatan ini lazim disebut audit.

PENGGUNAAN / PEMAKAIAN  TEKNIK – TEKNIK SISTEM

PENGGUNAAN TEKNIK-TEKNIK SISTEM DALAM AUDITING :

·         Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
- Pengawasan Lingkungan
- Sistem Akuntansi
- Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

·         Pengujian Ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.
Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

·         Kertas Kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yang ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.
Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas  kerja.

PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM :

·         Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

·         Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

·         Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

TEKNIK-TEKNIK SISTEM

·         Bagan Arus (FlowChart)
Merupakan alat yang digunakan untuk :
a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.
b.      Mendesain sistem baru
c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
1.      Dokumen flowchart
2.      Sistem / proses flowchart

·         Bagan Arus Dokumen
Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
a.      Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
c.      Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu

    simbol atau kegiatan.

·         Bagan Arus Sistem
Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari beberapa tingkatan  :
-  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
-  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
-  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

·         BaganArus Program
Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasilogis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.
Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
1.      Simboldari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

·         Data Flow Diagram (DFD)
Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
Elemen dalam suatu DFD :
a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelahkanannya.
d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

·         Bagan IPO dan HIPO
- Bagan IPO
Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.
- Bagan HIPO
Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1.     Sistem Informasi & Organisasi Bisnis

Dalam kehidupan kita sehari-hari, informasi amen jadi suatu hal yang penting.Dengan informasi kita dapat mengetahui apa saja yang terjadi di dunia baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Informasi juga dapat membantu dalam mengambil keputusan.Suatu perusahaan besar tidak akan mengambil keputusan semudah membalikkan telapak tangan tanpa adanya informasi, karena meskipun kecil informasi yang mereka dapatkan akan menjadi penentu bagi kemajuan perusahaan tersebut.

Informasi dapat berupa data atau system.Suatu system informasi dibagi menjadi lima fungs iutama, yaitu pengumpulan data, pengolahan data, manajemen data, pengendalian dan pengamanan data, serta pengadaan informasi. Masing-masing fungsi tersebut saling berkaitan satu sama lain.Keterkaitan system informasi dalam organisasi bisnis sangatlah erat.Dalam bisnis, teknologi informasi mempunyai dampak terhadap semua system informasi akuntansi.Dalam meningkatkan system informasi, suatu perusahaan menginstalasikan computer menggunakan model-model untuk mengambil sebuah keputusan dan mempelajari kebutuhan informasi.

Akuntan berperan sebagai perancang sekaligus pemakai(user) dalam sistem informasi akuntansi. Mereka terlibat langsung dalam penetapan persyaratan untuk informasi.Mereka diharuskan mempelajari seperangkat pengetahuan umum tentang informasi.

- Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi.
- Fungsi sistem informasi adalah bertanggung jawab atas pemrosesan data. Otomatisasi kantor menguraikan penggunaan teknologi elektronik di dalam kantor atau tempat kerja.
- Sistem dan teknologi informasi juga diandalkan untuk meningkatkan efiektivitas dan efisiensi proses-proses bisnis yang ada di organisasi, sehingga menjadi proses bisnis unggulan (best practice), juga mampu memfasilitasi jajaran manajer dalam pengambilan keputusan dan kolaborasi antar bagian.
- Proyek pengembangan sistem umumnya mencakup tiga fase umum: analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Pendekatan sistem adalah prosedur umum untuk administrasi proyek sistem.

jenis-jenis Sistem informasi.
1. Sistem informasi akuntansi
2. Sistem informasi keuangan
3.Sistem informasi manufaktur
4.Sistem informasi sumber daya manusia 

Tujuannya adalah untuk membantu pengembangan sistem yang efektif.Masalah-masalah manajemen proyek, masalah organisasional dan teknikal akan dihadapi dalam suatu implementasi sistem informasi.
2  SiklusPemrosesanTransaksi

Siklus informasi akuntansi dapat meliputi aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan perusahaan, diantaranya adalah siklus pendapatan ,siklus pengeluaran , siklus produksi dan siklus keuangan. Serta siklus pelaporan keuangan yang memperoleh data akuntansi dan siklus lain untuk menghasilkan laporan sesuai prinsip-prinsip akuntansi umum. Siklus-siklus tersebut sangat eratkaitannya terhadap hasil akhir yaitu berupa laporan keuangan perusahaan.

Aktivitas perusahaan dalam suatu organisasi juga dapat dipandang dengan cara yang berbeda,yaitu dengan pendekatan siklus transaksi.Siklus secara tradisional mengelompokkan aktivitas suatu bisnis kedalam empat siklus akuntansi bisnis :

1.    Siklus pendapatan,kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang terkait dengan distribusi tersebut.

2.    Siklus pengeluaran,kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut.

3.    Siklus produksi,kejadian yang terkait dengan tranformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.

4.    Siklus keuangan,dimana kejadian yang terkait dengan akuisisi dan pengolahan dan  termasuk kas.

Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem aplikasi.Sistem aplikasi memproses transaksi yang saling terkait secralogis.Pada model siklus transaksi,selain keempat siklus tersebut ada siklus kelima yaitu siklus pelaporan keuangan dimana siklus ini mendapatkan data akuntansi dan data operasi dari siklus yang lain serta memproses data tersebut sedemikian rupa sehingga laporan keuangan dapat disajikan.

Proses Pengendalian Internal,dimana mengindikasikan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas dalam organisasi tersebut.Salah satu tanggung jawab utama menejemen adalah stewardship.
Elemen Proses pengemdalianInternal,dimana pengendalian ini merupakan satu proses yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang rasional atas tercapainya tujuan yaitu :
1.Efektiovitas dan efisien operasi perusahaan.
2.Reliabilitas  pelaporan keuangan.
3.Kesesuaian organisasi dengan aturan serta regulasi yang ada.

Pengendalian internal juga menuntut adanya pencatatan yang memadai dalam upaya menjaga kekayaan perusahaan dan menganalisis pelaksanaan tanggung jawab.Konsekuensinya semua catatan harus memungkinkan adanya pengecekan antara area pertanggung jawaban.Tanggung jawab untuk satu transaksi yang berhubungan harus dibagi-bagi.

Pemisahaan fungsi-fungsi akuntansi,dimana penting untuk memastikan bahwa tidak ada individu atau depertemen yang mengelola catatan akuntansi yang terkait dengan operasi aktivitas mereka.Satu pendekatan yang lumrah adalah mendelegasikan fungsi akuntansi ke controller dan fungsi keuangan ketangan bendahara.

Fungsi Audit Internal,menyadari bahwa pentingnya dan kompleksnya pengendalian internal yang memadai dalam organisasi yang besar telah menyebabkan terjadinya evolusi audit internal sebagai alat pengendalian atas semua pengendalian internal yang ada dalam organisasi.Audit internal bertugas memonitor dan mengevaluasi kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur organisasi.

3. Akuntansi & Teknologi Informasi

Teknologi informasi berdampak signifikan terhadap system informasi akuntansi pada suatu perusahaan.Diantara lainnya adalah pada pemrosesan data yang mengalami perubahan dari manual ke system computer. Proses ini sangat mempengaruhi proses audit, karena audit memerlukan laporan keuangan sebagai objeknya. Dengan begitu, audit juga mengalami kemajuan dalam hal teknologi informasi.Karena jika mereka tidak mengalami kemajuan, akan berdampak tidak baik dengan klien perusahaan yang terbiasa dengan kemudahan-kemudahan yang ada.

Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan/organisasi  telah lama berlangsung. Alasan utama penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya.Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporankeuangan dengan benar.Sistem Informasi akuntansi,dimana sistem berbasis computer yang dirancang untuk menstransformasi data akuntansi menjadi informasi.

Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

4 AKUNTAN DAN PENGEMBANGAN 

Perkembangan system informasi sangat berpengaruh pada akuntan atau pelaku (user) akuntansi, yang sebelumnya mereka terbiasa dengan mencatat buku besar di kertas(buku), saat ini mereka dituntut untuk dapat mencatat, mengolah data dan menyimpannya dalam computer. Namun pada dasarnya, hal demikian tidak memerlukan waktu yang banyak untuk akuntan menguasainya.

Teknik akuntansi merupakan alat yang digunakan untuk menganalisis, merancang dan mendokumentasikan system yang berkaitan.Akuntan juga bisa membuat system akuntansi baik untuk kebutuhan perusahaan atau pun untuk akuntan sendiri selaku konsultan.

Siklus Pengembangan Sistem

Untuk dapat merancang sebuah Sistem Informasi Akuntansi, kita harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem.
- Perencanaan (Planning)
- Analysis (Analsis)
- Perancangan (Design)
- Implementasi (Implementation)
- Pasca impelementasi (Post Implementation)
2. Siklus Akuntansi
3. Siklus Transaksi
Karakteristik Pengembangan Sistem bertujuan untuk :
- Untuk meningkatkan kualitas informasi.
- Untuk meningkatkan pengendalian internal.
- Untuk meminimalkan biaya,jika memungkinkan.

Pendekatan sistem merupakan suatu prosedur untuk mengadministras iproyek sistem.Tujuan pendekatan ini adalah untukmembantu terlaksananya pengembangan sistem yang efektif dan teratur.Pendekatan ini merupakan suatu proses yang terdiri dari enam tahapyaitu :
- Menatap kantujuan system.
- Menyusun berbagai alternative solusi.
- Meanalisis system.
- Desain system.
- Implentasi system.
- Evaluasi system.